Wie die Tabelle zu lesen ist
Die Zeile, die am Ende entscheidet, steht ganz unten. Wo die Server stehen und ob der Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach kirchlichem Recht unterschreibt, sortiert die fünf Systeme schneller als jede Funktionsliste.
Für evangelische Gemeinden gilt nicht die Datenschutz-Grundverordnung, sondern das Kirchengesetz über den Datenschutz der EKD (DSG-EKD); es verlangt für jede Verarbeitung durch Dritte einen Vertrag und eine Prüfung durch den Datenschutzbeauftragten der Landeskirche.
Die Zeile Kernmodule zeigt, dass sich die Systeme im Kern ähneln: Personen, Gruppen, Termine, Dienste. Der Unterschied liegt in dem, was drum herum gebaut ist. ChurchDesk liefert die Gemeindewebsite gleich mit, ChurchTools lässt sich auf einem eigenen Server betreiben, Planning Center ist ein Baukasten aus einzeln bezahlten Modulen. DonorWerx fällt aus der Reihe: Es verwaltet Spender und Spendenaktionen, aber keine Gemeinde.
Meldewesen, DSG-EKD, Pfarrbereich: was in der EKM zählt
In der Evangelischen Kirche in Mitteldeutschland kommen die Mitgliederdaten aus dem kirchlichen Meldewesen, das an die kommunalen Meldebehörden angeschlossen ist. Zuzug, Wegzug, Taufe, Austritt: All das erreicht die Gemeinde über diesen Weg, nicht über eine Software, die sie selbst pflegt. Ein System, das eigene Stammdaten verlangt, erzeugt deshalb doppelte Arbeit. Brauchbar ist, was Listen aus dem Meldewesen importieren und regelmäßig abgleichen kann.
Der zweite Punkt ist der Pfarrbereich. Seit den Strukturreformen der Jahre nach 2004 betreut ein Pfarramt in Sachsen-Anhalt oft acht, zwölf oder mehr Dörfer; das Verzeichnis der Gemeinden zeigt, wie viele Orte auf einen Pfarrort entfallen.
Eine Software muss also mehrere Gemeinden unter einem Zugang führen, mit getrennten Kalendern und Rechten für die Ehrenamtlichen jedes Dorfes. Das können ChurchTools und ChurchDesk; die amerikanischen Systeme kennen die Mehrgemeinde-Struktur nur als Ausnahme.
Drittens die Sprache. Kirchenälteste in einem Dorf im Kirchenkreis Egeln werden keine englische Oberfläche bedienen, so schlicht sie sein mag. Das klingt banal, entscheidet aber darüber, ob eine Software nach einem Jahr noch benutzt wird oder nur noch vom Kirchenbüro.
Welcher Anbieter zu welcher Gemeinde passt
Für eine landeskirchliche Gemeinde oder einen Pfarrbereich in der EKM bleiben zwei Kandidaten: ChurchDesk, wenn die Gemeinde zugleich eine Website braucht und die Verwaltung im Kirchenbüro liegt, und ChurchTools, wenn viele Ehrenamtliche Dienste und Gruppen selbst planen sollen oder der Kirchenkreis einen eigenen Server betreiben will.
Planning Center und Elvanto sind gute Systeme für englischsprachige Freikirchen und für nichts anderes. DonorWerx gehört nicht in diese Auswahl, es löst eine andere Aufgabe.
Wer zwischen den beiden deutschsprachigen Systemen schwankt, sollte eine Woche lang das Kirchenbüro beobachten: Werden dort Anfragen zu Terminen und Räumen beantwortet, spricht das für ChurchTools; werden dort Gemeindebriefe und Website gepflegt, für ChurchDesk.
Was die Tabelle nicht zeigt
Kirchenbücher gehören nicht in diese Systeme. Taufen, Trauungen und Bestattungen werden in den Landeskirchen weiter in gebundenen Büchern und in eigenen Kirchenbuchprogrammen geführt; die Verfilmung und Digitalisierung der Altbestände ist Sache der Archive, beschrieben auf der Seite Kirchenbücher. Wer eine Gemeindeverwaltung einführt, sollte das Kirchenbuch also nicht mitdenken, sondern ausdrücklich draußen lassen.
Nicht in der Tabelle steht auch, wie lange ein Anbieter am Markt ist und wer ihn trägt. Elvanto ist seit der Übernahme durch Tithe.ly Teil eines größeren Konzerns, ChurchTools wird von einem Karlsruher Unternehmen entwickelt, ChurchDesk von einem dänischen.
Das sagt nichts über die Qualität, aber etwas darüber, in welcher Zeitzone der Support sitzt, wenn am Sonntagmorgen um acht der Gottesdienstplan nicht lädt.